Każde przedsiębiorstwo mające formę spółki, niezależnie od tego, jakiego rodzaju jest to spółka, musi zostać wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego. Oczywiście, w czasie trwania działalności firmy pewne dane mogą ulec zmianie i obejmuje to też dane, które przedsiębiorca jest zobowiązany zgłosić do KRS. W takim przypadku dane te należy zaktualizować zgodnie z obowiązującymi procedurami. Jakie dokładnie zmiany powinny zostać zgłoszone?

Spółki podlegające obowiązkowi wpisania do KRS

Główną podstawą prawną w tym zakresie jest Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.
Zgodnie z tym dokumentem następujące spółki są objęte obowiązkiem wpisu do rejestru przedsiębiorców: spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością i europejskie, a także europejskie zgrupowania interesów gospodarczych i oddziały przedsiębiorców zagranicznych działających na terenie Polski.
Istnieją dwie główne zasady związane z Krajowym Rejestrem Sądowym - jawność i domniemanie prawdziwości wpisów. W praktyce oznacza to, że każdy ma prawo dostępu do tych danych, oraz że zakłada się, że dane zawarte w KRS są prawdziwe i aktualne. W przypadku niezgodności to spółka ponosi odpowiedzialność za szkody wynikające z podania do KRS nieaktualnych lub nieprawdziwych danych

Dowiedz się więcej o zmianach zgłaszanych do KRS na stronie partnera Portalu → https://kkpr.pl/krs/

Które dane podlegają wpisowi w przypadku zmian?

Lista danych podlegających wpisowi do KRS w przypadku zmian jest długa, ale zależy również od tego, o jakiej spółce mowa. Dla każdej spółki obowiązkowi zaktualizowania informacji w wypadku zmian podlegają następujące informacje:


-nazwa
-forma prawna
-adres
-siedziby i adresy oddziałów (jeśli posiada)
-wzmianka o sposobie powstania podmiotu (dotyczy tylko spółek, które powstały w wyniku przekształcenia, podziału, lub koncentracji innych podmiotów)
-wzmianka o działalności wykonywanej wspólnie z innymi podmiotami w oparciu o umowę cywilną
-NIP
-adres strony internetowej oraz e-mail (jeśli dotyczy)


Następnie w zależności od rodzaju spółki pojawiają się dodatkowe wymagania - niektóre z nich można znaleźć w spisie poniżej, jednak w przypadku niektórych rodzajów spółek lista jest długa, warto więc sprawdzić dokładnie, by uniknąć późniejszych ewentualnych problemów. I tak, w przypadku spółki jawnej konieczne jest oznaczenie wspólników, w przypadku spółki partnerskiej - partnerów, w przypadku spółki komandytowej - wspólników, z zaznaczeniem, który z nich jest komandytariuszem, a który komplementariuszem, a także wysokość sumy komandytowej i wkłady każdego z komandytariuszy oraz zwroty wkładów (dotyczy też zwrotów częściowych). Spółki komandytowo-akcyjne zobowiązane są wskazać komplementariuszy, wysokość kapitału zakładowego wraz z liczbą i wartością nominalną akcji, a także ilość akcji uprzywilejowanych, informację jaka część kapitału zakładowego została opłacona, a jeśli akcjonariusze wnieśli także wkłady niepieniężne w momencie zakładania spółki - wzmiankę na ten temat. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z kolei muszą pamiętać o aktualizacji danych takich jak wysokość kapitału zakładowego, wzmiankę, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, wskazanie wspólników posiadających co najmniej 10% kapitału, a w przypadku spółek, gdzie jest tylko jeden wspólnik - informację na ten temat. Dla spółek akcyjnych dane podlegające obowiązkowi zmiany to wysokość kapitału zakładowego oraz liczba i wartość akcji; ilość akcji uprzywilejowanych; wskazanie akcjonariusza, jeśli spółka ma tylko jednego. Te same dane muszą zostać zgłoszone w przypadku zmian dla spółek europejskich. Jeśli zaś chodzi o oddziały przedsiębiorstw zagranicznych, dane, które w wypadku zmiany muszą zostać na nowo podane do KRS to informacje o przedsiębiorcy zagranicznym, w tym rejestr, w którym jest wpisany na terenie swojego kraju, a jeśli mowa o przedsiębiorcy z kraju poza UE lub EFTA - informacja o prawie któremu podlega przedsiębiorca.

Dodatkowe dane, które należy zgłosić w przypadku zmian

Oprócz wyżej wymienionych, prawo wskazuje szereg innych danych, które również podlegają obowiązkowi zaktualizowania w KRS. SDotyczy to chociażby wzmianek na temat złożenia sprawozdania finansowego, lub braku obowiązku złożenia takiego sprawozdania, zaległości podatkowe, należności wobec ZUS, informacje o wierzycielach, informacje o zabezpieczeniu majątku dłużnika w przypadku wszczęcia postępowania o ogłoszeniu upadłości, czy też informacje o likwidacji spółki, przekształceniu jej, zawieszeniu lub wznowieniu działalności i tym podobne przypadki.

Podsumowując, każda zmiana, mająca wpływ na funkcjonowanie spółki, kontakt z nią, bądź jest związana z kwestiami personalnymi, powinny być zgłoszone. Dokumentem, który może pomóc określić, czy dana zmiana jest objęta obowiązkiem aktualizacji w KRS może być Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 17.16.2014r. (Dz.U.2014. 1667). Zawsze warto też spytać specjalistę w tym zakresie o poradę.